Bist Du auf der Suche nach einem DJ für Deine Party? Oder stehst Du sogar schon kurz davor die Buchung mit Deinem DJ abzuschließen? Super! Deine Entscheidung war genau richtig.

Wenn Du allerdings glaubst, dass man bei der Buchung eines DJs keine Fehler machen kann, dann hast Du Dich aber geirrt! Immer wieder vergessen Kunden wichtige Punkte abzuklären.

In diesem Beitrag werden wir Dir deshalb alle wichtigen Details beschreiben, die Du bei Deiner DJ Buchung beachten musst. Wenn Du alle Punkte aus diesem Beitrag in Deine Planung integrierst, dann wirst Du keine bösen Überraschungen erleben.

Freie DJs leicht finden

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Vor einer DJ Buchung gibt es noch viele Sachen zu klären.

 Bevor es losgeht... 

Wenn Du noch einen DJ suchst, dann kannst Du auch gerne unseren kostenlosen Service in Anspruch nehmen. Wir haben für die wichtigsten DJs in Deutschland Rankings erstellt.

Damit möchten wir Dir bei der Suche nach dem besten DJ für Dein Event einen echten Mehrwert bieten.

Zudem empfehlen wir Dir unsere kostenlose und unverbindliche Anfrage. Trage hierfür einfach Deine E-Mail Adresse in die untere Box ein. Anschließend senden wir Dir einen Link zu unserem Anfrageformular zu, wo Du Deine Anforderungen detailliert beschreiben kannst.

Du erhältst anschließend viele Angebote von DJs aus Deiner Region zugesendet und kannst Dich ganz einfach für die beste Offerte entscheiden. So bekommst Du den besten Überblick von freien DJs aus Deiner Region.

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Bester Zeitpunkt für die Buchung des DJs

Deine DJ Suche war also erfolgreich und Du fragst Dich, wann denn jetzt der beste Zeitpunkt für die Buchung ist. Auch DJs brauchen Planungssicherheit und so ist es prinzipiell am besten, wenn Du so früh wie möglich Deinen DJ buchst.

In den Sommermonaten finden die meisten Hochzeitsfeiern statt. Hier solltest Du Deinen DJ ca. 6 bis 9 Monate im voraus buchen. In den Wintermonaten finden traditionell weniger Feiern statt. Hier sollte eine Buchung ca. 2 Monate vorher möglich sein.

Aber Vorsicht: An Silvester und vor Weihnachten werden viele DJs wiederum für Firmenfeiern angefragt. Hier solltest Du auf jeden Fall 3 Monate vorher buchen.

Der große Vorteil einer frühzeitigen Buchung ist, dass Dein gewünschter DJ an Deinem Veranstaltungstermin noch zur Verfügung steht. Wir empfehlen daher, Deinen DJ so früh wie nur eben möglich verbindlich zu buchen.

Ein wertvoller Tipp: Spare bei Deiner frühzeitigen DJ Buchung bares Geld! Je früher Deine DJ Buchung stattfindet, desto günstiger kannst Du Deinen DJ sichern. Das liegt einfach daran, dass die Discjockeys noch viele Termine frei haben und diese günstig anbieten können.

Möchtest Du darüber hinaus noch mehr Geld sparen? Dann buche Deinen DJ an einem Freitag. Die meisten Partys finden an Samstagen statt. Viele DJs sind froh, wenn Sie zusätzlich ihre Freitage vergeben können. Dies belohnen sie dann mit günstigen Preisen.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

  • In der Sommerzeit 6 – 9 Monate vorher buchen
  • In der Winterzeit sind 2 Monate vorher ausreichend
  • Zu Weihnachten und Silvester aber besser 3 Monate vorher
  • Spare viel Geld bei einer frühen Buchung
  • Termine am Freitag sind oft günstiger

Vorgespräch mit dem DJ

Bevor Du Deinen DJ verbindlich engagierst, sollte das Vorgespräch mit ihm stattgefunden haben. Wir empfehlen grundsätzlich ein persönliches Vorgespräch zu führen. So kannst Du Dir im Gegensatz zum telefonischen Vorgespräch ein besseres Bild über Deinen DJ machen.

Übrigens: DJ Agenturen übernehmen gerne die Auswahl des richtigen DJs für Dich. Sie werben damit, dass Du Dich nicht persönlich mit einem DJ treffen musst, da sie anhand eines Musikwunsch Fragebogens herausfinden, welcher DJ perfekt auf Deiner Party passt.

Dass dies allerdings ein Trugschluss ist, wissen nur die wenigsten Kunden. In unserem Beitrag über DJ Agenturen gehen wir auf dieses Thema detailliert ein.

Aufwandspauschale

Für viele DJs ist ein persönliches Vorgespräch mit viel Zeit und Aufwand verbunden. So fallen für den DJ Benzin- und Verschleißkosten an, um zum Treffpunkt zu gelangen.

Außerdem opfert der DJ für ein solches Treffen oft seine wertvolle Zeit, die er sonst mit seiner Familie hätte verbringen können.

Sollte daher Dein DJ grundsätzlich kein persönliches Vorgespräch anbieten, dann kannst Du versuchen, Dich mit ihm auf eine Aufwandspauschale zu einigen. Dies ist völlig legitim, da es sich hier für den DJ um Arbeitszeit handelt.

Die Aufwandspauschale sollte mindestens 50 EUR betragen, welche dann aber bei einer späteren Buchung angerechnet werden können. Die Pauschale kannst Du nach dem Gespräch gegen Ausstellung einer Quittung in bar bezahlen.

Alternativ kannst Du auch mit Deinem DJ vereinbaren, dass z.B. nur 50% der Aufwandspauschale bei einer späteren Buchung angerechnet werden sollen.

So kommst Du Deinem DJ etwas entgegen und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass er sich auf das wichtige persönliche Vorgespräch einlässt.

Wichtige Punkte zusammengefasst:

  • Ein persönliches Vorgespräch sollte bevorzugt werden
  • Wird dies vom DJ nicht angeboten, dann Aufwandspauschale vorschlagen
  • Mindestens 50 EUR mit ganzer oder teilweiser späteren Anrechnung

Auswahl der Musik

Wähle Deine Lieder in Ruhe aus.

Viele Kunden planen schon im Vorfeld ab, welche Musik ihr DJ von Anfang an bis zum Ende der Party spielen soll. Wir raten von solch einer Planung strikt ab. Ansonsten kann man die Musikgestaltung auch selbst in die Hand nehmen und sich das Geld für einen DJ sparen.

Ebenfalls raten wir davon ab, jeden eingeladenen Gast im Vorfeld nach seinem persönlichen Wunschsong zu fragen. Konnte dieser Song am Ende der Feier nicht gespielt werden, weil er einfach nicht in die Stimmung passte, dann ist die Enttäuschung oft groß.

Stattdessen empfehlen wir Deinem DJ im Vorgespräch höchstens 15 eigene Wunschsongs mitzuteilen. Erstelle für Deinen DJ auf jeden Fall eine Liste mit Musikrichtungen, die nicht gespielt werden sollen (sog. No Go’s). Spreche mit Deinem DJ ab, wie er sich verhalten soll, wenn Deine Gäste unbedingt eine “No Go Musikrichtung” hören wollen.

Die Hintergrundmusik wird übrigens von vielen Kunden im Vorgespräch außer Acht gelassen. Lasse Dich von Deinem DJ beraten, welche Hintergrundmusik z.B. zum Essen passend ist. Du kannst Dir auch gerne im persönlichen Vorgespräch einige Stücke vorspielen lassen.

Mit all diesen Informationen kann Dein Discjockey als Profi am besten arbeiten. Vertraue Deinem DJ und Deine Feier wird ein Erfolg!

Unser Tipp: Kommuniziere Deinem DJ auf jeden Fall das geplante Ende der Veranstaltung. So kann sich Dein DJ darauf vorbereiten und die Musik dahingehend steuern. Ein abruptes Abbrechen der Musik am Ende der Party bei einer vollen Tanzfläche bleibt bei vielen Gästen in negativer Erinnerung.

Das wichtigste im Überblick:

  • Überlasse die Musikgestaltung Deinem Profi DJ
  • Frage Deine Gäste im Vorfeld nicht nach Musikwünschen
  • Teile Deinem DJ höchstens 15 eigene Wunschsongs mit
  • Erstelle eine Liste mit “No Go`s”
  • Wähle eine passende Hintergrundmusik aus
  • Plane unbedingt das musikalische Ende Deiner Feier

Ersatz DJ

Ein weiterer wichtiger Punkt für das Vorgespräch ist das Verfahren bei einem möglichen Ausfall Deines Discjockeys. Was passiert, wenn Dein DJ aufgrund eines Verkehrsunfalls nicht rechtzeitig auf Deiner Feier erscheinen kann oder wegen Krankheit sogar komplett ausfällt?

Einen professionellen DJ erkennst Du auch daran, dass er Pläne für den Notfall parat hat. Frage im Vorgespräch explizit nach, mit welchem Ersatz DJ er in Kontakt steht und wie lange er in einem Ernstfall benötigen würde, um in Deiner Location anzukommen.

Frage auch nach, ob der potentielle Ersatz DJ im Vorfeld über die Besonderheiten Deiner Veranstaltung ausreichend informiert wird. Denn es ist gut, wenn im Notfall für Ersatz gesorgt ist. Aber es ist noch besser, wenn der Ersatz DJ auch weiß, welche Musik er zu spielen hat.

Wichtiger Tipp: In einem Buchungsvertrag sollte auf jeden Fall festgehalten werden, dass Dein DJ bei einem Ausfall verpflichtet ist für einen angemessenen Ersatz zu sorgen. Dies erhöht erfahrungsgemäß die Chance, dass es zu keinen Komplikationen kommt.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

  • Frage im Vorgespräch, ob ein Ersatz DJ eingeplant wird
  • Ersatz DJ muss über Deine Musikwünsche bescheid wissen
  • DJ muss vertraglich verpflichtet sein im Notfall für Ersatz zu sorgen

DJ live erleben

Auf Hochzeiten oder anderen privaten Feiern ist es als Außenstehender grundsätzlich schwierig den DJ live zu erleben. Du möchtest doch aus Deiner eigenen Hochzeitsfeier auch keinen “Tag der offenen Tür” machen.

Jedoch gibt es heute die Möglichkeit anhand von Aufnahmen in Form von Videos seinen DJ einmal “live” zu erleben. Außerdem legen viele Discjockeys außerhalb der Sommersaison in Clubs und Diskotheken auf. Hier besteht die Möglichkeit seinen DJ live in Aktion zu sehen.

Wir empfehlen in jedem Fall dieses Thema im Vorgespräch anzusprechen. Oftmals können DJs Ausschnitte aus Ihren Auftritten auf dem Tablet vorführen.

Checkliste für das DJ Vorgespräch

Zum Schluss möchten wir Dir hier eine Checkliste mit weiteren wichtigen Punkten für das Vorgespräch vorstellen. Schreibe Dir die nachfolgenden Punkte gerne auf einem Zettel ab, damit Du sie beim Treffen mit Deinem DJ nicht vergisst.

  • Gästeanzahl (wichtig für die Tontechnik)
  • Wie ist der Ablauf Deiner Feier? (inkl. Reden und Spiele)
  • Gibt es einen Zeremoniemeister? (Austausch der Telefonnummer)
  • Wie lange dauert der Aufbau der Technik?
  • Wird extra Lichttechnik oder eine Nebelmaschine benötigt?
  • Bietet Dein DJ auch Karaoke an?
  • Darf Dein DJ sich am Buffet bedienen?
  • Werden für den DJ Getränke gestellt?
  • Muss sich Dein DJ an einen Dresscode halten?

Location

Teile dem Ansprechpartner Deiner Location mit, dass Du für Deine Party einen DJ engagieren wirst. Du solltest auf jeden Fall im Vorfeld erfragen, ob es bei der Musikbeschallung irgendwelche Einschränkungen gibt. Diese sind nämlich wichtig für die weitere Planung Deiner Feier.

Expertentipp: Welche Technik ist in der Location bereits vorhanden? Kläre ab, welche Licht- oder Tontechnik Du von der Location benutzen kannst. Somit musst Du diese Technik nicht mehr zusätzlich bei Deinem DJ buchen. Du vermeidest so Doppelbuchungen und sparst viel Geld.

Vor dem Treffen mit Deinem DJ solltest Du die wichtigsten Punkte mit Deiner Location bereits abgesprochen haben. Die nachfolgenden Punkte geben Dir eine Orientierungshilfe.

Punkte vor dem Gespräch mit Deinem DJ:

  • Gibt es Technik, die Dein DJ vor Ort nutzen kann?
  • Bis wann darf laute Musik gespielt werden?
  • Gibt es weitere Einschränkungen?

Viele Discjockeys kennen bereits Locations aus vergangenen Veranstaltungen. Am besten gibst Du Deinem DJ im Vorgespräch die Telefonnummer der Location weiter, damit die weiteren Punkte professionell abgestimmt werden können.

Diese Punkte sollte Dein DJ mit der Location absprechen:

  • Wo ist der beste Platz für die Musikanlage?
  • Gibt es einen Lastenaufzug für die DJ Technik?
  • Kann die Musikanlage z.B. schon einen Tag vorher aufgebaut werden?

GEMA-Gebühren

Für Hochzeiten und Geburtstage fallen keine Gebühren an.

Auf dieser Seite wird das Thema GEMA-Gebühren ziemlich gut behandelt. Einfach ausgedrückt kann man sagen, dass GEMA-Gebühren bei öffentlichen Veranstaltungen wie z.B. bei einer öffentlichen Silvesterfeier anfallen. Private Partys wie z.B. die Hochzeit oder der Geburtstag sind hingegen von den GEMA-Gebühren befreit.

Auf jeden Fall sollte man auf Nummer sicher gehen und direkt bei der GEMA anrufen und seinen individuellen Fall schildern. Denn nur die GEMA selbst kann eine Befreiung auch garantieren.

Weitere Tipps zur Location

DJ GREG OORANGE hat auf seiner Webseite weitere wertvolle Tipps preisgegeben. Seiner Meinung nach sollte der DJ so nah wie möglich an der Tanzfläche positioniert werden. Dies sorgt für eine persönliche und entspannte Atmosphäre zwischen den Gästen und dem DJ.

Außerdem ist es vorteilhaft, wenn man die Tanzfläche auch in der Nähe der Bar planen kann. So müssen tanzfreudige Gäste keine weiten Wege zurücklegen, wenn sie sich zwischendurch einen Drink holen möchten.

DJ GREG OORANGE ist der Meinung, dass man für seine Party eine kleinere Tanzfläche bevorzugen sollte. So fällt der erste Schritt zur Tanzfläche leichter und schneller. Zudem ist die Tanzfläche dann auch immer voll.

Ganz wichtig ist, dass man als Gastgeber dafür sorgen muss Orte zu schaffen, wo sich die Gäste auch für Unterhaltungen zurückziehen können. Diese sollten trotzdem im geschlossen Raum vorhanden sein, da nicht jeder Gast den Weg nach draußen suchen möchte.

Tipps von DJ GREG OORANGE:

  • DJ und Bar sollten so nah wie möglich an der Tanzfläche sein
  • Eine kleinere Tanzfläche ist besser als eine zu große
  • Gute Orte schaffen, wo sich die Gäste unterhalten können

Anzahlung und Restbetrag

Viele DJs verlangen nach der Buchung eine Anzahlung in Höhe von 50% der Gesamtkosten. Dies ist auch absolut in Ordnung, da so der DJ auch eine gewisse Planungssicherheit hat.

Der Restbetrag kann dann direkt nach der Feier bei Deinem DJ in bar bezahlt werden. Achte darauf, dass Du Dir die Begleichung des Restbetrages quittieren lässt.

Alternativ senden einige DJs ihren Kunden nach der Feier eine Endabrechnung zu. In einem solchen Fall kannst Du den Restbetrag dann einfach überweisen. Auf jeden Fall sollte die Art der Bezahlung im Buchungsvertrag genau festgehalten werden.

Tipps zum Schluss

Zum Schluss möchten wir Dir noch ein paar wertvolle Tipps mit auf dem Weg geben, damit Deine DJ Buchung ein voller Erfolg werden kann.

Spare nicht am falschen Ende

Mit der Musik steht und fällt eine Party. Leider hat sich aber auch hier die sog. “Geiz ist geil” Mentalität durchgesetzt. Kunden möchten bei der Musik sparen und sind nach der Party verärgert, dass nicht alles so verlief wie sie es sich vorgestellt hatten.

Spare deshalb nicht am falschen Ende und investiere gutes Geld in eine gute Party mit guter Musik. In unserem Beitrag über die *Kosten für einen Hochzeits DJ* gehen wir speziell darauf ein, wie viel ein Hochzeits DJ kosten sollte, damit Deine Feier ein Erfolg wird.

Vertraue Deinem Profi DJ

Versuche nicht jede einzelne Minute Deiner Feier durchzuplanen - es kommt in der Regel immer alles anders als geplant. Wenn Du einen Profi DJ für Deine Party gebucht hast, dann kannst Du ihm auch vertrauen. Er wird seine Erfahrung voll einbringen können, damit Du zusammen mit Deinen Gästen eine einzigartige Party feiern kannst.

Als Gründer und Inhaber von 123anfrage.de schreibt Michael heute über spannende Themen in den Bereichen: DJ, Band und Fotografen. Damals führte er eine DJ Agentur und legte selbst als mobiler DJ auf. Seine Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann absolvierte er in Berlin.